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請求書を発送する際の「請求書在中」の文字には、一定の記載マナーがあります。
封筒印刷による「請求書在中」も、ビジネス上の礼儀から決められているマナーに従う必要があるでしょう。
本記事では、封筒印刷の際に請求書在中の文字をどのように記載すべきか解説していきます。
また、記載する具体的な方法も解説していくので、ぜひ最後までご覧ください。
【 目次 】
封筒に「請求書在中」と記載する意味とマナー
封筒に「請求書在中」と記載するシーンはよく見られますが、どういった意味があるかご存知でしょうか。
まずは、封筒に「請求書在中」と記載する意味とマナーを解説していきます。
封筒に「請求書在中」と記載する意味
封筒に囲みをつけて「請求書在中」と記載するのは、重要な書類が入っていることを相手先に知らせるためです。
「請求書在中」と記載することで、相手先に封筒の中身が伝わりやすくなり、業務効率化にも貢献できます。
また、封筒の開封前に中身の重要性が分かるよう記載しておくことを「添え字」と呼び、一般的なビジネスマナーとして広まっています。
封筒に「請求書在中」と記載する際のマナー
続いて封筒に「請求書在中」と記載する際のマナーを解説します。
位置
「請求書在中」と記載する位置は明確に決まっていないものの、一般的に縦書きの場合は左下、横書きの場合は右下に記載されます。
なお、住所や氏名の付近に記載すると見にくくなるため、避けるべきとされています。
記文字の色
「請求書在中」と記載する際の文字色も決まりはありませんが、目立たせるために、赤や青で書くことが通例です。
ただし、赤色は赤字を連想させることから請求書には不適当と考え、金銭にかかわる請求書の場合は青色を使うことも多くあります。
英語の場合
英語で記載する場合は「INVOICE ENCLOSED」を使います。
海外においても日本と同様の慣例があり、「INVOICE ENCLOSED」と記載することで、相手側に中身を知らせられます。
手書きやスタンプ
「請求書在中」という文字が、手書きやスタンプで記載されたものでも問題はありません。
相手側にしっかりと伝わるならば、効率的な方法でも差し支えありません。
封筒印刷で請求書在中と記載する方法3選
多くの封筒に請求書在中と記載する場合、直接印刷する方法がもっとも効率的です。
ここでは、封筒印刷で請求書在中と記載する方法を解説します。
なお自身で印刷までの工程を実行するには、封筒印刷に対応したプリンターが必要となるのでご注意ください。
①Wordのテキストボックスを使用する
印刷するための原稿作りに、Wordのテキストボックスを使用する方法があります。
テキストボックスを使って請求書在中と入力し、背景色は「なし」にして枠線の色を赤、または青に変更すれば完了です。
文字の位置は、任意で最適な位置に設定しましょう。
請求書在中のテキストボックスを画像として保存すると、必要なときにスタンプ感覚で手間なく使用できます。
②インターネットから入手できるテンプレートを使用する
テキストボックスの操作が難しければ、インターネットから入手できるテンプレートを使用する方法もあります。
請求書在中と記載された封筒印刷用のテンプレートが存在するので、それをダウンロードすれば可能です。
ただし、印刷できる封筒が限られたり、位置の調整にWordの操作が必要になったりなど、いくつかの条件はクリアする必要があります。
③印刷会社に依頼する
最後は、封筒印刷を手掛ける専門業者に依頼する方法です。
パソコンやプリンターを用意する必要もなく、完成する封筒の品質も信頼できます。
請求書在中と記載が可能か事前に確認してから、打ち合わせを進めていきましょう。
宛先・住所・請求書在中を含めた封筒への記載方法
請求書在中のほか、宛先や住所を含めた封筒への記載方法を、縦書きと横書きに分けて解説していきます。
郵便番号
郵便番号に関する、縦書きの一般的な記載方法は以下のとおりです。
- 算用数字を使って記載
- 枠があるときは枠内に記載
- 枠がない場合は右上に横書きで記載
郵便番号に関する、横書きの一般的な記載方法は以下のとおりです。
- 算用数字を使って記載
- 枠があるときは枠内に記載
- 枠がない場合は左上部から2文字程度のスペースを開けて記載
宛先住所・氏名・請求書在中の文字
宛先住所・氏名・請求書在中に関する、縦書きの一般的な記載方法は以下のとおりです。
- 番地は漢数字を使用し、ビル名や建築名などは省略しない
- 郵便番号の右端下、1文字分下にスペースを開けて住所の記載を開始
- 宛名氏名は住所の開始位置より1文字分下に下げて記載開始
- 宛名氏名は住所の左側、企業名・部署・役職・氏名の順で記載
- 敬称は宛名氏名より1文字分スペースを開けて記載
- 組織宛の場合は敬称を御中、担当者個人の場合は様を使用
- 請求書在中の記載位置は左下
宛先住所・氏名・請求書在中に関する、横書きの一般的な記載方法は以下のとおりです。
- 番地は算用数字を使用、ビル名や建築名などは省略しない
- 郵便番号の左端、1文字分下にスペースを開けて住所の記載を開始
- 宛名氏名は住所の開始位置より1文字分右にずらして記載開始
- 宛名氏名は住所の下側、企業名・部署・役職・氏名の順で記載
- 敬称は宛名氏名より1文字分スペースを開けて記載
- 組織宛の場合は敬称を御中、担当者個人の場合は様を使用
- 請求書在中の記載位置は右下
差出人情報
差出人情報に関する、縦書きの一般的な記載方法は以下のとおりです。
- 差出人情報は裏面に記載
- 貼り合わせが中央にある場合、貼り合わせの右側に横書きで郵便番号、下に住所、貼り合わせの左側に企業名・部署・役職・氏名、送付日は左上部に和暦で記載
- 貼り合わせがない場合、左下に横書きで郵便番号、下に住所、左詰めで企業名・部署・役職・氏名を記載し、送付日は左上部に和暦で記載
差出人情報に関する、横書きの一般的な記載方法は以下のとおりです。
- 差出人情報は裏面に記載
- 糊付け部分の中央から、2行程度の空白を開けて記載開始
- 郵便番号、住所、企業名、役職と氏名をそれぞれ1行で記載
- 企業名、役職と氏名は住所よりも大きなサイズで記載
- 送付日は郵便番号の上に和暦で記載し、算用数字を使用
請求書の送付に適した封筒サイズ
最後に請求書の送付に適した封筒サイズを紹介します。
長形3号
長形3号のサイズを数値で表すと、120mm×235mmです。
A4サイズの書類であれば、三つ折りの状態で収納できます。
納品書や見積書の送付など、請求書以外にも幅広い用途で使われている封筒です。
角形2号
角形2号のサイズを数値で表すと、240mm×332mmです。
A4サイズの書類であれば、折らずに収納できるサイズです。
折り目をつけずに封入できるため、履歴書や契約書などの重要な書類の送付に使用されています。
海外に送付する場合
海外に送付する場合は、2種類の選択肢があります。
1つは国内サイズの封筒で、235mm×105mmの洋型4号です。
もう1つはUSサイズの封筒で、240mm×105mmのビジネス封筒です。
A4サイズの書類を横に三つ折りにすると収納できるサイズですが、国内サイズは定型内郵便となり、USサイズは定型外郵便扱いとなります。
まとめ
封筒に請求書在中と記載することに明確な規則は存在していませんが、一般的なビジネスマナーとして、広く知られているルールです。
請求書在中と記載すれば相手側に重要書類だということを知らせ、事務的な処理のスピードアップに貢献します。
封筒印刷で請求書在中と記載する方法は複数ありますが、手間を省いて品質を求めるなら業者への依頼がおすすめです。
プリントアースでも封筒印刷のプランをご用意していますので、何かお悩みの場合はぜひお気軽にお問い合わせください。
