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Excelで作るチラシデータの第3回目です。今回は、Excelで印刷する際に誰もが経験するあの現象のお話。
Excelはあくまでも「表計算ソフト」です、というMicrosoftの言い訳はまあこの際どうでも良いです。しかし、以前に「WordかExcelどちらかで印刷用データを作るなら断然Excel推奨！」という文脈を含んだ記事を書いた手前、この「印刷したら途中で文字が切れていた」という経験をした事がある方は多いだろうと思うので、改めてその確認方法と対処方法を記しておこうと思った次第です。
この現象、何が腹立つかと言えば1ページのつもりで印刷したら2ページ印刷される事。だいたいの場合、思っている倍の枚数が印刷されます。紙のムダ！
1. 確かに印刷範囲に入っているのに・・・
上図ではAIの列とAJの列の点線が印刷ラインで、その内側が印刷範囲です。
この画面上では、「あ」から「そ」まで印刷範囲に収まっているから1ページで印刷されると思ってしまいます。
ところが、印刷プレビューを見てみると、
はい、見事に収まってません。表示されていない「そ」、はみ出たであろう「そ」は2ページ目にあるという事になります。
この現象は、テキストに限りません。画像やワードアート、図やグラフ等、ありとあらゆるものが見事に次ページに溢れます。
セルを信用してはいけないのです。印刷範囲はセルで区切られているのに、セルは信用出来ないのです。なんという矛盾。
筆者がExcelを使い出したのは、Windows95時代のExcel95ですが、95の時代から続く、もはや伝統芸です。上記の画像で示したExcelのバージョンは2010なので、2013では解決されているのかも知れませんが。
この現象を防ぐ為には、印刷プレビューをこまめに確認するのが一番ですが、印刷プレビューのショートカットはご存知ですか？
これです。画面上から「ファイル」タブを選んで「印刷」をクリックして・・・などと悠長な事はやってられません。このショートカット一発ですぐに印刷プレビューが表示されます。
印刷プレビューを確認して元のシートに戻るのも、
でOKです。元のシート表示に戻ります。もちろん、各メニューをクリックしても構いません。
2. 溢れたテキストや画像・図形を修正する
方法はいくつかありますが、結論としては、単純にシート上で表示されているよりも内側に収まる様に配置するしかありません。
1. 文字・画像・図形を縮小する（文字はフォントサイズを小さくする）
2. 文字・画像・図形を内側に寄せる（文字はセルを移動する事になります）
3. いっそ背景を広げる（移動や縮小が多くて面倒くさい場合）
4. 印刷範囲を広げる（3と同じような方法。印刷メニューから印刷範囲を変更する）
上記4つ、どれも面倒臭いというあなた！おすすめの印刷範囲の設定はこれです！
印刷プレビューの画面で、一番下の項目を「シートを1ページに印刷」に変更します。
この設定にする事で、シート上に或る全てのものを1ページに入れてしまいます。セルとか関係ありません！（実際には関係ありますが）
どうでしょうか。上図のプレビューでも確認出来る様に、「あ」から「そ」まで見事に1ページに収まっているではないですか！
ただし、この設定ではシートに存在する全てのテキスト（空白スペースも含む）を印刷範囲とするので、思わぬ広範囲が選択される場合があります。その場合は、不要なセルや画像・図形・ワードアートを削除するしかありません。
如何でしたでしょうか。
基本的に「印刷プレビュー」とシートを行き来しながら印刷イメージをつかんでもらうしか方法はありませんが、慣れてくればどのくらい内側に入れれば最適か、が把握出来る様になります。
もともとは「表計算」ソフト。クセをつかんでしまえばExcelはなかなかに便利なものです。
皆さんの活用術も教えてください。