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封筒に印刷する方法を把握していれば郵便物を送る作業の効率化ができます。
しかし、封筒に印刷する方法がわからないという方も少なくないのではないでしょうか。
そこで本記事では封筒印刷におけるひとつの方法として、Wordを使った手順を徹底解説いたします。
封筒印刷が可能な家庭用プリンターについても触れているので、ぜひ最後までご覧ください。
封筒に印刷する方法
書類の郵送作業において負担軽減が期待できる封筒印刷ですが、実際の方法としてはどのようなものが挙げられるのでしょうか。
まずは封筒に印刷する3種類の方法について解説いたします。
宛名印刷が可能なソフトウェアを用意する
宛名印刷が可能なソフトウェアは、前もって宛名データを入力する必要がありますが、一度形を作ってしまえば作業するまでのハードルも低下します。
しかし、ソフトウェアの条件によっては印刷可能な封筒が制限されたり、対応プリンターの制約を受けたりと、不便な状況が生まれてしまう場合もあります。
専門業者へ依頼する
封筒印刷の経験がある業者を探して依頼するという方法は、費用がかかる一方で、印刷の美しさや対応力は、3種類の方法の中でも1番です。
宛名以外にもさまざまな印刷が対応可能であり、時間や労力のコストを削減できるのも大きな魅力といえるでしょう。
業務用コピー機を利用する
業務用コピー機の中には封筒印刷を可能とする機種もあります。
家庭用プリンターよりも高いレベルの印刷が可能となっていますが、業務用プリンターであるため使用できる機会は限られるでしょう。
会社として使用する封筒の宛名印刷で、労力を軽減する効果に期待できます。
自分でできるWordを使った封筒印刷の方法
パソコンにWordがインストールされていれば追加費用もなく自分自身の手で封筒印刷が可能になります。
ここではWordを使った封筒印刷の方法について解説いたします。
1.レイアウトタブの設定
Wordを開いたら白紙の文書を選択して、封筒印刷の準備を始めます。
まずは上部にあるレイアウトタブから設定を進めましょう。
レイアウトタブの中で「文字列の方向」「印刷の向き」「余白設定」の3つを設定していきます。
3つの設定が終わったらレイアウトタブのサイズをクリックし、お好みの封筒サイズを選択しておきましょう。
文字列の方向
レイアウトタブにある文字列の方向をクリックすると、横書き・縦書き・横書き（左90度回転）の3つが選択できます。
印刷の向き
印刷の向きは縦と横、どちらかを選択することになります。
余白設定
余白をクリックすると７か所の余白設定が選べるので、「狭い」を選択します。
2.必要に応じてテンプレートを選択
封筒印刷に使えるテンプレートもお好みで使用してください。
ファイルを選択すると使えるテンプレートが上部に表示されるのでクリックして適用させます。
3.宛名部分の入力
画面を見ながら宛名部分を入力していきます。
エクセルで住所録を作成しておけば、そのデータを簡単に適用できますので、あらかじめ準備しておくのもおすすめです。
4.手差し給紙を選択して印刷
プリンターのプロパティで給紙方法を手差し給紙に切り替えます。
通常のトレイでは、紙詰まりするおそれがあるため、選択どおり手差しトレイに印刷する封筒をセットしておきましょう。
最後は印刷ボタンを押して封筒への印刷が終了するまで待機します。
エクセルでの住所録作成方法
次はWordに差し込めるエクセルを使った住所録の作成について解説いたします。
必要な手順は4つだけとなっているため、データの入力以外は比較的簡単に準備することが可能です。
必要な見出しを作成する（エクセル）
まずは住所録に、整理NO・郵便番号・住所1・住所2・氏名など必要な見出しを一番上の行に作成します。
敬称（様や御中）の見出しも作っておきましょう。
入力規則や書式設定を完了させる（エクセル）
入力を快適に進めるために、入力規則や書式設定を完了させましょう。
所定のセルを選びデータタブからデータの入力規則を選択、日本語入力タグでオフ（英語モード）を選択すれば数字のみの入力にできます。
セルの書式設定から表示形式、文字列を適用すれば、数字を入力したときに起こる必要のない変換を防ぐことが可能です。
その後は、見出しの下に沿って各情報を入力し、すべて入力が完了したら住所録の完成です。
宛名部分入力時に宛先の選択をクリック（ワード）
先に解説したWord操作における宛名部分の入力で、住所録の差し込みを実施します。
上部にある差し込み文書から宛先の選択、既存のリストを使用し、先ほどの住所録を選択してください。
テーブルの選択ボックスが表示されるので、シートを選択したら適用完了です。
プレビューを見ながら位置や大きさを調整する（ワード）
差し込み文書タグにある差し込みフィールドの挿入を選び、住所・氏名・敬称などを選択します。
差し込み文書タグにある結果のプレビューを選択すると、すべての情報が表示されるので文字・数字のレイアウトを調整しましょう。
封筒印刷が可能な家庭用プリンターについて
Wordを使って封筒印刷ができると理解しても、プリンター側が対応していないケースも考えられるでしょう。
そういったケースを踏まえて、記事の最後は封筒印刷が可能な家庭用プリンターについて解説していきます。
対応可能な封筒サイズは機種によって違う
印刷可能な封筒のサイズはプリンターの機種によって変化するのが通常です。
A3やA4など対応できるサイズの違いが、そのまま封筒の対応可能範囲に関わっています。
封筒印刷を行う場合は、購入の際に対応サイズをしっかりとチェックするようにしましょう。
また封筒印刷には手差しトレイの存在が必要不可欠です。
したがってトレイの有無にも注目する必要があります。
インクジェットプリンターはシワが入りにくい
印刷スピードが比較的緩やかなインクジェットプリンターは、封筒印刷の際にシワが入りにくいといわれています。
封筒の見た目を優先するなら、インクジェットプリンターの方が適しているといえるでしょう。
レーザープリンターは大量印刷向き
一方で、レーザープリンターの優位性は印刷するスピードにあります。
一度に大量の封筒を印刷したい方には、レーザープリンターがおすすめです。
価格が高くなる傾向にありますが、高機能な機種が揃っている上に、封筒印刷に関するオプションが充実しているモデルもあります。
まとめ
封筒印刷の方法は3つあり、中でもWordを使った方法は、あまり費用をかけずにチャレンジできるのでおすすめです。
住所録の作成など最初の手間が必要なものの、自宅で簡単に封筒印刷ができます。
しかし、数百枚など一度に大量の部数を封筒印刷する必要がある場合や、仕上がりの綺麗さ・丁寧さにこだわりたい場合は、印刷会社に依頼するのがおすすめです。
「プリントアース」では、オリジナル封筒へ印刷と、既製封筒への印刷という2種類の封筒印刷が可能となっています。
既製封筒へ印刷することにより、料金を安価でご提供することも可能となっていますので、低価格で封筒印刷が行えるネット印刷会社をお探しの方は、これを機に「プリントアース」を利用してみてはいかがでしょうか。